Si estuviéramos realizando nuestro trabajo en un mundo perfecto, el proceso normal de un proyecto consistiría en la realización del mismo, la entrega y cobro inmediato. Por desgracia, no trabajamos en un mundo perfecto. Ya sea por despiste, gestión inadecuada o falta de coordinación dentro de algún departamento, es habitual que se cometan fallos en el momento de pagar.
Como si no tuvieras bastantes cosas de las que estar pendiente, también tienes que controlar qué clientes se están retrasando en los pagos, para contactar con ellos y recordarles, con mucho tacto, que tienen una factura pendiente.
Hemos diseñado taxit pensando en todos los detalles que te faciliten la gestión de tu negocio y sí, por supuesto también hemos tenido en cuenta esta necesidad de comunicar un impago.
Nuestro programa de facturación incluye un sistema de recordatorios para las facturas que no han sido abonadas y ahora te explicaremos muy brevemente en qué consiste, para que veas cómo va a ayudarte.
- ¿Qué es el recordatorio?
- ¿Cuándo se envía un recordatorio?
- Tipos de recordatorio.
- Ventajas del servicio de recordatorio.
¿Qué es el recordatorio?
Se trata de un mensaje que el cliente recibe en su correo electrónico, en el que le exponemos amablemente el estado de impago y le invitamos a resolverlo lo antes posible.
Para redactar una notificación que avisa de una factura impagada, es necesario seleccionar muy bien las palabras y emplear un tono adecuado, que no incomode al receptor. En algunas ocasiones, es probable que se trate de un error involuntario y fácil de subsanar, que no será impedimento para mantener la relación comercial con el cliente.
Sin embargo, en otros casos, el período fijado se agotará dando lugar a una situación que requiere exigir el pago inmediato, como alternativa más beneficiosa para emisor y receptor.
¿Cuándo se envía un recordatorio?
Conviene dejar un margen de dos o tres días, desde la fecha de pago acordada, puesto que la gestión en determinados bancos requiere ese tiempo para hacer efectiva la transferencia.
En función del tiempo excedido desde el plazo previsto, el mensaje variará, como te explicamos en el siguiente apartado.
Tipos de recordatorio
En la factura se suele establecer un período de pago para abonarla. Puede ocurrir que se aproxime la fecha de su vencimiento y sea necesario recordarlo al responsable, para que esa factura pendiente no se convierta en factura impagada.
Por lo tanto, se enviará un primer mensaje breve, directo y cordial, mencionando la proximidad de la fecha establecida para pagar la factura que se hace referencia.
Si, a pesar del primer aviso, no se ha efectuado el ingreso, se procede a enviar un segundo recordatorio, como última opción antes de recurrir a otras medidas no deseadas por ninguna de las partes implicadas.
El objetivo es poner fin al proceso de la forma más sencilla posible, evitando situaciones que llevarían a reclamar el importe adeudado, incluyendo la intervención de terceros.
No tendrás que pensar en encontrar las palabras correctas para informar sobre esta circunstancia, tan frecuente como poco deseable. No supondrá un problema para ti, puesto que el programa ya cuenta con los textos adaptados al primer caso y al segundo.
Ventajas del servicio de recordatorio
Además de una cuestión meramente práctica, existen otros beneficios que te aporta este servicio.
Comodidad
Esta función del programa de facturación te ofrece la posibilidad de programar de manera automática el envío de estas comunicaciones. Esto te va a proporcionar una tranquilidad enorme, puesto que no necesitas estar pendiente de saber si se te ha pasado una fecha para reclamar un impago.
Optimización del tiempo
En lugar de perder un tiempo muy valioso para ti buscando documentación entre tus archivos y comprobando en los apuntes bancarios si se ha recibido o no un pago, la automatización te permite dedicarte a otras cuestiones.
Control de ingresos y gastos
Una mirada a la pantalla de tu dispositivo, va a ser suficiente para darte a conocer con detalle los importes de todas tus transacciones.
Actualización de estado de cuentas
Con esta herramienta estás informado puntualmente del estado de tus cuentas al instante, porque se actualiza en el momento en que realizas una anotación.
Cuidado de la atención al cliente
El trato con la persona que ha adquirido tu producto o contratado tus servicios es uno de los aspectos más delicados de la relación comercial y requiere especial cuidado. En la fidelización del cliente tiene una gran importancia la confianza que se genera entre ambas partes, puesto que de ello depende la continuidad de dicha relación.
Como gerente del negocio, resulta incómodo tener que dirigirte al cliente para recordarle que debe resolver un asunto económico pendiente. En cambio, si el comunicado proviene de un programa que lo envía de forma automática, la acción resulta menos personal y reduce la agresividad en el momento de la recepción.
Cada detalle cuenta y es conveniente evitar que el cliente se sienta ofendido o amenazado por el contenido del mensaje, siendo más recomendable que lo interprete como un recordatorio, que como una advertencia.
Conclusión
Con toda la información que acabas de leer, ya habrás comprobado que este sistema, diseñado para controlar y agilizar el cobro de facturas, va a proporcionarte numerosos beneficios que facilitarán la gestión de tu contabilidad.
En la actualidad, ya se ha convertido en una parte imprescindible de un buen programa de facturación que cumpla las expectativas de los usuarios. Puedes comenzar a probarlo hoy mismo, de manera gratuita, para valorar su efectividad, haciendo clic en este enlace: taxit.
Nos encantará conocer tu opinión sobre el programa y nos ponemos a tu disposición para resolver cualquier duda que quieras comentarnos sobre las características y el funcionamiento de esta herramienta.
